档案是企业从事生产、经营、管理活动中形成的具有宝贵价值的资料，是企业发展过程中不可替代的资产财富，做好道路运输企业的基础档案管理工作尤为重要。本文以江苏常州公路运输集团有限公司为例，谈谈在道路运输企业档案管理方面的几点想法。
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档案管理现状
常运集团创建于1949年4月，始称公营华新汽车公司，解放后体制几经变换，于2010年6月25日组建集团，是常州地区唯一具有国家道路旅客运输一级资质的综合性运输企业。经过60余年的发展，现已成为以道路旅客运输为主，集班车客运、旅游客运、现代物流（货物快件）、汽车租赁、汽车修理、汽车销售、出租车、驾驶培训等业务于一体的企业集团。
常运集团档案室创建于1983年，隶属于集团办公室，现位于集团公司办公大楼二楼（2010年启用），为1库共计178㎡。档案室内存储柜架、消防内保、动态监控、温湿调节等设施设备齐全，具有良好的防盗、防火、防虫等条件。现有室藏档案19431卷/18979件，其中文书档案1021卷/17189件，会计档案17411卷，特殊载体485件/盘/张，基建档案514卷，人事档案1790件。
常运集团日常档案工作主要分为办公平台档案管理、档案室库房管理两大块。在人员配置上，实行一专多辅的档案管理员制度，配备固定的专职档案管理员1名，现由集团办公室文书担任；另有兼职辅助档案管理员10余名，主要为熟悉各基层单位及公司劳资、财务等状况的科室主任和管理人员。
公司制定了全面详实的档案管理制度，对档案室的职责、档案工作的要求、文件资料的归档范围、档案的保密细则以及档案的统计、鉴定、移交、保管期限、销毁等方面均有明确规定。现档案室内所存储档案主要来自于集团各部室及其对应条线，相关档案管理制度中也明确了各部室需归档的文件资料范围。此外，公司每年在认真做好档案整理、装订和归档的基础上，及时对所有档案资料编制数字化目录。
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存在的问题
档案意识淡薄，领导重视不够。就常运集团而言，公司领导在日常工作中把精力主要集中在生产经营、企业转型升级发展等方面，对于档案管理重视程度不够。部分领导认为档案工作耗时费力，没有实际的经济利益，因而对此漠不关心。不规范的档案管理会给企业在今后的管理过程中遗留隐患。比如公司商业机密因未纳入规范化管理，被他人剽窃或被员工离职带走，一旦发生泄密事件，不仅找不到直接责任人造成互相推诿，而且使公司蒙受巨大损失。领导的重视程度，还直接影响到档案管理人员的工作信心。
缺少主动的管理作为。档案工作看似容易实则极其复杂，需要极强的耐心和细心去完成。公司对档案管理人员的定位倾向于“重藏轻用”，长期下去，档案管理人员体会不到认可感和成就感，工作积极性与主动性降低，无形之中形成了一种错位意识，即把原本该用心去做的重要工作，只做成简单的文件资料储藏或者仓库保管，难有真正的管理作为。
归档内容不完整。虽然公司在相关管理制度中明确了各部室、各单位需要归档的文件资料范围，但由于兼职档案管理人员对工作不够重视，认知不足，再加上人事调动、业务调整等方面的因素，仍然导致一些重要资料归档不全面、不完整，或是一些重要的档案分散在基层或个人手中，不能及时入库。
管理方式墨守成规。现在的档案管理已经走向了规范化、信息化、安全化。近年来，国家档案工作重点中也明确提出要推动数字化、信息化建设。而目前多数企业档案的管理方式还停留在纸质档案阶段，甚至不少企业还没有电子档案。常运集团档案管理数字信息化建设起始于2005年，通过永乐文档一体化通用软件，对历年的档案目录做了手工录入，以便于快速查找、便捷查询。但就日常工作而言，该软件的使用率不高，一方面由于软件自身存在短处，限单机操作，不能多台电脑同时联网登陆，无法实现档案管理的资源共享；另一方面也由于管理者在思想上不能与时俱进，工作方式墨守成规，且对软件的使用仅限于文书档案，其他模块有待投入使用。
管理素质有待提升。档案管理工作不仅政策性强，而且专业技术要求也很高，档案人员必须要有较好的专业素质，才能胜任该项工作。目前常运集团没有专职档案管理小组，大部分档案管理者是公司各层办公室兼职人员，对档案管理的重要性和责任心缺乏足够的认识，存在随意应付了事的思想，基本上不会腾出时间去管理或整理大量的档案资料，这直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。由于长期缺乏重视，档案管理人员没有机会参加培训或再教育，导致想法落后、应付管理。
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几点建议
转变观念。当下随着网络的大范围普及，人们通过互联网获取很多信息，但却没有形成深刻的理解和记忆，信息呈现碎片化。越来越多的事务也都开始网络化办理，虽在一定程度上提升了办事效率，但不利于重要资料或物品的保管与留存，如果建立了完善的档案管理机制，就能很好地解决这一问题，弥补互联网时代便捷化所带来的漏洞。交通运输业正面临强大的互联网跨界竞争。做好企业档案管理工作，有助于重要资料的收集与留存，促使企业在不断发展壮大过程中，继承好的经验，反思和总结教训，为企业在转型升级等重要关头起到基础支撑作用。除此之外，企业档案还能生动全面地展示企业发展历程，提高员工的认同感和归属感，提升企业文化品位。
健全组织，领导有方。企业领导及相关部室、单位都应高度重视企业档案管理工作，加强协作，专门成立以公司领导为主要负责人，由相关部室、单位负责人为成员的领导小组，广泛发动、分片区系统管理，指定责任人负责该片区的档案工作。
建章立制，强化宣传。完善相关管理规定，制定出台鼓励措施，对于档案管理工作给予必要的重视与关心。充分运用广播、报刊、宣传栏、网站以及微信、微博等新兴媒体，大力宣传企业档案管理工作的重要性；通过在企业内刊及其他媒体上发表相关文章，加强企业档案建立与管理的理论研究；通过积极参与省市级主管单位组织的专题报告会及参观活动等，学习总结企业档案管理经验，推进档案管理工作。
加强培训，规范管理。结合新时期档案管理的发展趋势，根据不同层次的需求按需施教，注重实效，“送培”与“内培”的方式相结合，不定期开展档案人员培训，提高档案员的业务素质和工作效率。除此之外，还要对档案集中管理，统一档案装具，统一整理方法，统一验收标准；形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制；建立档案查阅监督机制，不允许无关人员查阅档案。
与时俱进，稳步发展。要勇于打破传统的人力收集、整理、保管和应用模式，跟上时代步伐，引进专业管理软件，加快推动信息化建设。这既是信息社会的要求，也是建立企业完善档案管理工作的必然要求。实现数字化、信息化管理，不但可以增加档案的储存数量，解决档案室空间有限的硬件限制，还可以提高办事效率，节约人力资源，为企业的发展提供更大的帮助。
（作者：江苏常州公路运输集团有限公司）
